SERVICIOS E-DISCOVERY

Siempre sucede electrónicamente con el objetivo de identificar, recolectar y producir información de las fuentes de ESI. El material de ESI incluye, entre otros, material digital como archivos de audio y vídeo y correo de voz (que normalmente se transcribirán como texto) así como correos electrónicos, documentos, presentaciones, bases de datos, opiniones en redes sociales y blogs, sitios web, etc.

Para muchos, los servicios de e-Discovery son una especie de misterio y un área que se aborda con cuidado y respeto. Los casos con datos extranjeros y los litigios internacionales son cada vez más frecuentes y deben ser atendidos inmediatamente.

El objetivo final del e-Discovery es producir un volumen básico de pruebas para el litigio de forma justificada.

¿En qué consiste?

Las partes normalmente identifican los datos en ambos lados de un asunto y nos piden que verifiquemos los documentos pertinentes (que pueden incluir materiales electrónicos y en papel).

Estos materiales se colocan entonces bajo una retención legal; esto significa que no pueden ser modificados, borrados, eliminados o destruidos de otra manera. Los datos potencialmente relevantes se recogen y luego se extraen, se indexan y se colocan en una base de datos. En este punto, se analizan los datos para seleccionar o separar los documentos claramente no relevantes.

Los datos se alojan en un entorno seguro y se hacen accesibles a los revisores que codifican los documentos según su relevancia para el asunto legal (para esta fase de la revisión de documentos se suelen utilizar abogados y asistentes legales).

Puede ocurrir que a veces los documentos relevantes se conviertan a un formato estático como un PDF o una imagen (TIFF, PNG). Entonces es posible añadir información de manera privilegiada siempre y cuando dicha información no sea relevante. El uso de la revisión asistida por ordenador (“CAR”, o revisión asistida por tecnología, “TAR”), la codificación predictiva y otros programas analíticos para el e-Discovery reducen el número de documentos necesarios para la revisión por parte de los abogados, y permiten al equipo legal priorizar los documentos que sí revisa. La reducción del número de documentos reduce las horas y, por tanto, los costes.

Muchos creen que los procesos y tecnologías en torno al e-Discovery son a menudo complejos debido al gran volumen de datos electrónicos que se producen y almacenan. A diferencia de las pruebas en papel, los documentos electrónicos son más dinámicos y a menudo contienen metadatos como sellos de fecha y hora, información sobre el autor y el destinatario, y propiedades del archivo. Es necesario preservar el contenido original y los metadatos de la información almacenada electrónicamente para eliminar las reclamaciones de expolio o la manipulación de pruebas más adelante en el litigio. En Pangeanic sabemos cómo.